Giới thiệu về OKRs

OKRs chỉ dành cho các công ty có quy mô lớn?

Không. OKRs có thể được thực hiện trong một công ty có quy mô bất kỳ. Các nguyên tắc cốt lõi của phương pháp luận (Mục tiêu và các kết quả chính có thể đo lường được) có thể được được áp dụng chỉ cho một người hoặc cho các công ty lớn.

Ai cũng có mục tiêu, và OKRs giúp quản trị mục tiêu để đạt được đích đến. Dù bạn là hộ kinh doanh, startup, tổ chức từ thiện hay một tập đoàn đa quốc gia, OKRs đều có thể giúp bạn tạo ra những tiến bộ rõ rệt trong việc đo lường và thành công với các mục tiêu của mình.

Ý nghĩa của OKRs là gì?

OKRs (Mục tiêu và kết quả then chốt) là một khung (công cụ) để xác định, chia sẻ, theo dõi các mục tiêu và kết quả then chốt. Nó đã được sử dụng bởi một số công ty lớn, bao gồm Google, LinkedIn, Twitter, Uber và Zynga.

O là Objective, nơi mà bạn muốn đến

KR là Key Results, đo lường các chỉ số cho thấy bạn đã đến được mục tiêu.

Ví dụ:

O: Hiểu về OKRs

• KR1: Đọc hết sách Measure What Matter trong 10 ngày.
• KR2: Ghi nhớ toàn bộ 50 câu hỏi & trả lời trên website HoidapOKRs.com
• KR3: Tự mình viết ra note 10 trang giấy về OKRs
• KR4: Kể về OKRs với 5 người đồng nghiệp

Giới thiệu kỹ hơn về OKRs có thể được tìm thấy ở đây.

Lịch sử của OKRs? OKRs bắt đầu khi nào và như thế nào?

Phương pháp OKRs bắt đầu nổi tiếng khi John Doerr giới thiệu OKRs tại Google vào năm 1999. Nhưng thực ra, phương pháp OKRs đã được Andy Grove, CEO quá cố của Intel trong những năm 1970.

Doerr đã nói: Tôi nhớ rằng tôi rất thích thú với ý tưởng có “đèn hiệu” hàng quý, điều này giúp đặt ra các ưu tiên của tôi. Nó cũng tác động cực kỳ mạnh mẽ đối với tôi khi tôi được nhìn thấy OKRs của Andy Grove, người quản lý của tôi, và cả OKRs của các đồng nghiệp. Tôi đã nhanh chóng có thể gắn kết công việc của mình trực tiếp với các mục tiêu của công ty. Tôi đã ghim OKRs của mình trong văn phòng, tôi viết OKR mới mỗi quý và hệ thống này trở thành cách làm việc của tôi kể từ đó.

Lịch sử xa hơn của OKRs.
Sự ra đời của OKRs có thể bắt nguồn từ Peter Drucker. Ông là một trong những nhà tư tưởng quản lý đầu tiên. Vào những năm 1950, ông đã giới thiệu một hệ thống có tên là Quản lý bằng cách sử dụng mục tiêu (MBOs). Hệ thống đó kêu gọi thiết lập mục tiêu cho mọi người làm việc trong một công ty. Những mục tiêu này phải cho thấy những đóng góp mà một cá nhân cụ thể và nhóm của họ đối với mục tiêu chung.

Andy Grove, CEO của Intel, đã định hình lại hệ thống MBOs thành một hình thức đơn giản hơn để trả lời các câu hỏi:

1. Tôi muốn đi đâu
2. Làm thế nào tôi đến được đó?

Ông cũng đề xuất các mục tiêu nên được đặt thường xuyên hơn, trên cơ sở hàng quý hoặc hàng tháng, bởi thế giới thay đổi nhanh đòi hỏi chúng ta cần phản ứng liên tục. Ông cũng tin rằng nhiều công cụ quản lý hiệu suất nên được sử dụng cùng với OKRs. Cuối cùng, ông tin rằng OKRs nên có các mục tiêu kéo dãn (những mục tiêu mà đạt được 100% là không thể).

Nhận được rất nhiều bài học lãnh đạo từ Grove, John Doerr đã giới thiệu hệ thống này với Larry Page và Sergey Brin, đồng sáng lập Google, cũng như rất nhiều công ty, tổ chức khác mà ông có mối quan hệ.

Giờ đây, OKRs trở thành một hệ thống quản trị mục tiêu được nhiều công ty trên thế giới sử dụng, nhiều chuyên gia nghiên cứu và phát triển.

Tại Việt Nam, VNOKRs là ứng dụng chuyên sâu dành cho triển khai OKRs. Bạn có thể tìm hiểu thêm nhiều nội dung về OKRs tại Blog của VNOKRs

Một “kết quả chính” cần những yếu tố nào?

Kết quả chính đo lường quãng đường để đạt được mục tiêu của bạn. Nếu Mục tiêu là định tính thì Kết quả chính là định lượng cụ thể. Cách dễ hiểu nhất để đặt Kết quả chính là theo mô hình SMART.

SMART là một phương pháp đặt tiêu chí cho các nhiệm vụ. Các KR phải cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn. Các câu hỏi bạn cần đặt ra cho từng mục tiêu là:

Cụ thể: KR cần rõ ràng và dễ hiểu đối với mọi người
Đo lường được: cần có số đo, đo được và kiểm chứng được
Có thể đạt được: KR cần khó 1 chút, nhưng có thể đạt được
Có liên quan: KR này có giúp bạn đạt đượcmục tiêu?
Giới hạn thời gian: đặt ra mốc thời gian cụ thể

Ví dụ OKRs chưa tốt:

O: Xuất bản cuốn sách về OKRs

• KR: Mỗi ngày viết 1 trang sách
• KR: Chuẩn bị bản vẽ bìa
• KR: Đặt in sách

O: Xuất bản cuốn sách về OKRs trong quý 3

• KR: Mỗi ngày viết 4 trang sách trong 60 ngày
• KR: Chuẩn bị bản vẽ xong trước 30/8
• KR: Đặt in sách trước 15/9

Cách đơn giản nhất để bắt đầu với OKRs?

Nên có một quá trình học hỏi nghiêm túc về OKRs trong toàn công ty, một vài người sẽ cần trở thành người am hiểu về OKRs (OKRs Master) và nếu có thể thì công ty nên có một cố vấn/chuyên gia đào tạo (OKRs Coach) để giúp mọi người có góc nhìn khách quan.

Tuy nhiên, sau đó cách dễ nhất để bắt đầu với OKRs là bắt đầu sử dụng chúng. Nếu bạn mải lo lắng với hàng tá câu hỏi (chắc chắn sẽ có) thì bạn sẽ không bao giờ hiểu được cơ chế “tự vận hành” của OKRs.

Đừng lo ngại về OKRs, để hiểu cách chúng hoạt động và sức mạnh thực sự diễn ra, cần phải đưa vào thực tế.

Thường thì quý đầu tiên sẽ chưa thể thành công ngay được nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm trước đó trong việc thiết lập OKRs.

Điều quan trọng cần nhớ: OKRs không phải là một dự án bạn chạy trong 3 tháng. Để hoạt động tốt, chúng phải được sử dụng liên tục và tiến độ phải được cải thiện mỗi quý. Một thực tế phổ biến là cần 3 đến 4 quý để OKRs hoạt động trơn chu.

Trong quý đầu, công ty sẽ học được cách cam kết và tập trung với các ưu tiên hàng đầu đã thông nhất.

Trong quý tiếp theo, mọi người bắt đầu liên kết chéo với nhau để thực hiện các OKRs của họ.

Trong quý thứ 3, mọi thứ bắt đầu vào guồng, đội ngũ của bạn có thể phản ứng linh hoạt với OKRs nếu gặp các trở ngại trên con đường tiến tới đích.

Và khi đã sẵn sàng với một tập thể cam kết, tập trung, sắp xếp lịch hoạt và theo dõi tiến độ chặt chẽ, công ty bạn sẽ bứt phá.

Liên kết OKRs là gì?

Để có kết quả tốt nhất, các OKRs phải được liên kết với nhau, giống như các mắt xích.

Việc liên kết các OKRs sẽ giúp cho công ty:

• Tập trung sức mạnh: OKRs của các cấp dưới hỗ trợ cho OKRs của cấp trên, khi đó, công ty của bạn sẽ giống như một kim tự tháp.
• Loại bỏ việc dưa thừa: tất cả OKRs của mỗi cá nhân trong tập thể đều có ý nghĩa, phục vụ cho mục tiêu chung
• Tăng cường sự phối hợp: các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau cần biết công việc của nhau đang diễn ra như thế nào. Các trở ngại liên quan tới nhiều người/phòng ban sẽ nhanh chóng được xử lý.

Để đảm bảo tính liên kết, cần:

1. OKRs toàn công ty cần được trong suốt, mọi người đều có thể nhìn thấy OKRs của người khác.
2. Một OKRs bất kỳ cần nối với ít nhất 1 OKRs của cấp trên (gọi là OKRs “cha”).
3. Khi OKRs của 2 người có sự phụ thuộc lẫn nhau, cần thể hiện các công việc liên quan trong cả 2 bộ OKRs.
4. Với 1 dự án liên quan nhiều người, các KR có thể trở thành nhiệm vụ của từng người.
5. OKRs cần đề cao trách nhiệm cá nhân, theo thời gian, sự hợp tác để hoàn thành mục tiêu cá nhân sẽ diễn ra.