Thực hành tốt nhất OKRs

Chu kỳ OKRs nên luôn là hàng quý?

Chu kỳ phổ biến của OKRs là theo quý. Những đại diện nổi tiếng của OKRs như IBM, Google làm thế. Nhưng không có nghĩa OKRs luôn luôn nên là hàng quý với mọi công ty!

Lý do chu kỳ hàng quý, là bởi chu kỳ năm … có vẻ chậm chạp trong một thế giới nhiều thay đổi như hiện nay. Như vậy việc một tổ chức lựa chọn chu kỳ OKRs nên dựa vào tốc độ mà tổ chức đó muốn.

• Một Startup có thể chọn chu kỳ tháng vì có quá nhiều thứ phải quyết liệt và thay đổi/ứng biến là yếu tố quan trọng cho sự sống còn.
• Một doanh nghiệp đã trưởng thành có thể chọn chu kỳ năm để duy trì tính ổn định.
• Một doanh nghiệp già cỗi lại có thể chọn chu kỳ quý để nhanh chóng tạo ra thay đổi trong đội ngũ.

Tuy nhiên, chu kỳ ngắn có điểm yếu: mất quá nhiều thời gian cho việc thiết lập các OKRs.

Một chu kỳ quý, cần tới 3 – 5 tuần cho việc thiết lập OKRs. Nếu bạn chọn chu kỳ tháng và làm đầy đủ các bước cũng phải mất 2 tuần để tạo ra bộ OKRs đầy đủ cho mỗi người trong công ty.

Ngay cả trong 1 tổ chức. Bạn cũng có thể có nhiều chu kỳ OKRs, ví dụ như 1 OKRs quan trọng kéo dài 2 năm, và những OKRs chu kỳ đều đặn đưa ra hàng quý.

Nhưng chính xác thì chu kỳ Quý được nhiều công ty lựa chọn nhất!

Bạn nên sử dụng bao nhiêu cấp độ cho OKRs?

Sự phức tạp của hệ thống OKR của bạn phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô công ty của bạn và số lượng OKR bạn cần.

Bạn sẽ thường nghe thấy OKRs Công ty, OKRs Nhóm và OKRs Cá nhân.

Tuy nhiên những cái tên đó gây ra sự hiểu nhầm. Mỗi OKRs cần có chủ sở hữu duy nhất. Nghĩa là sẽ không có “OKRs chung của một nhóm”. Chung đồng nghĩa với không có ai chịu trách nhiệm, là trách nhiệm tập thể.

• OKRs Công ty – giám đốc là chủ sở hữu
• OKRs Nhóm – trưởng nhóm là chủ sở hữu

Vì vậy thay vì hiểu OKRs như các cấp độ của một kim tự tháp, hãy coi OKRs là một hệ thống mà mỗi người sở hữu 1 bộ OKRs của riêng mình và chịu trách nhiệm với nó.

Một số công ty có thể quyết định rằng OKRs chỉ tồn tại ở cấp độ Giám đốc, Ban Giám đốc và Trưởng nhóm, không tồn tại ở cấp độ nhân viên.

OKRs nên công khai hay riêng tư?

OKRs về lý thuyết nên được trong suốt.

Sự trong suốt sẽ tạo ra động lực lớn trong toàn công ty. Nghiên cứu của đại học Harvard cho thấy nhân viên sẽ cảm thấy công việc của họ có ý nghĩa hơn khi họ biết được mục tiêu của công ty, nhóm và sự đóng góp của họ đối với các mục tiêu đó.

Sự trong suốt cũng tạo ra sự liên kết, phối hợp trong công việc khi mọi người đều có thể nhìn thấy OKRs của những người liên quan.

Tùy vào tính chất công việc của mỗi công ty, bạn có thể quyết định ẩn đi một số OKRs “nhạy cảm”.

Hãy nhớ, càng ít trong suốt, OKRs càng mất đi sức mạnh.

OKRs hàng năm nên được sử dụng? Nếu vậy, khi nào và như thế nào?

Có 2 cách để nói về OKRs năm.

1. OKRs năm chỉ dẫn cho OKRs quý: với cách này, công ty vẫn triển khai OKRs theo quý, tuy nhiên mỗi cuối năm, công ty sẽ đề ra OKRs của cả năm. Những chỉ tiêu như doanh số, số lượng khách hàng, các công việc lớn như Văn hóa Doanh nghiệp, tối ưu quy trình … được xác định là Mục tiêu quan trọng của năm. OKRs năm có vai trò dẫn dắt các OKRs quý.
2. OKRs năm mà không có OKRs quý: okrs có chu kỳ tùy ý do mỗi tổ chức tự lựa chọn. Bạn có thể thực hiện OKRs năm nếu thấy phù hợp, mà không cần OKRs quý. Chỉ cần nhớ rằng theo dõi sát tiến độ thực hiện OKRs, tốt nhất là hàng tuần.

Mối quan hệ giữa OKRs & quản lý hiệu suất liên tục là gì?

Quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management – CPM) là gì?

Trong HR, CPM được định nghĩa là các quy trình quản lý hiệu suất diễn ra trong suốt cả năm một cách liên tục. Trái ngược với những quy trình dựa trên đánh giá hàng năm truyền thống, CPM diễn ra thường xuyên hơn: trò chuyện, phản hồi và cả đánh giá đều thường xuyên hơn. CPM cho cả người quản lý và nhân viên cảm giác trao đổi tự do, thoải mái, giúp cho mối quan hệ nơi làm việc lành mạnh, giảm các xung đột tiềm năng.

Ngoài ra, CPM sẽ tạo ra tính cam kết cao ở nhân viên.

CPM gồm: thiết lập mục tiêu ngắn hạn, kiểm tra tiến độ thường xuyên (Check-in) và phản hồi trong thời gian thực.

Thay vì để đánh giá nhân viên vào cuối năm, người quản lý thường xuyên trao đổi để hiểu hơn công việc, năng suất của nhân viên, sẵn sàng gửi đi những nhận xét tích cực và phê bình ngay khi có thể.

Giả sử công ty bạn vẫn đang hoạt động theo cách đánh giá cuối năm.

Điều gì sẽ xảy ra khi xét khen thưởng cuối năm với:

• Nhân viên A, có 9 tháng làm việc vượt trội nhưng lại trượt mục tiêu vào quý cuối cùng.
• Nhân viên B, có 9 tháng làm việc kém nhưng bỗng dưng có kết quả tốt vào quý cuối cùng.

Nhân viên nào sẽ có lợi thế hơn trong cuộc bình chọn xét khen thưởng cuối năm? Có lẽ là nhân viên B.

OKRs nên là một công cụ Quản lý hiệu suất liên tục. Để làm được điều đó, OKRs cần có CFRs:

• Conversasion: trao đổi diễn ra thường xuyên giữa trưởng nhóm và thành viên, trao đổi chung cả nhóm. Tiền độ cần được cập nhật thường xuyên (Chấm điểm OKRs)
• Feedback: các nhận xét về công việc cần đưa ra ngay lập tức, ít nhất là với tần suất hàng tuần (Check-in OKRs). Feedback đòi hỏi thẳng thắn, không chứa yếu tố chủ quan tình cảm.
• Regconition: ghi nhận sự nỗ lực trong thời gian thực, không đợi đến cuối năm. Sự ghi nhận có thể được quy đổi ra “quà tặng”, hoặc “quà tặng & tiền mặt”, không liên quan đến hệ thống tính lương thưởng.

Một phần mềm có đẩy đủ tính năng CFRs như VNOKRs sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra sự phối hợp giữa OKRs và CFRs tốt hơn.

Hãy nhớ, OKRs là cỗ máy còn CFRs là dầu bôi trơn.

Chúng ta có nên sử dụng Kết quả chính dựa trên doanh thu?

Kết quả chính dựa trên doanh thu là rất tốt, vì vậy bất cứ khi nào bạn có thể, hãy sử dụng chúng. Chúng giống như một kết quả chính lý tưởng: cần có số, có thể đo lường và phân loại khách quan.

Bạn cũng có thể sử dụng KR tiền tệ trong các trường hợp khác: cho mục tiêu lợi nhuận, doanh số, quy mô giao dịch trung bình và bất kỳ điều gì khác bạn thấy trong báo cáo tài chính hoặc báo cáo bán hàng.